Bloco N #006 | Formulários no Notion e novidades nas automações
Descubra como usar os novos formulários do Notion para coletar dados, captar leads e gerenciar clientes.
Olá, tudo bem? Bem-vindo ao Bloco N #006, a newsletter que vai te ajudar a desbloquear o uso do Notion para a sua organização.
Hoje vamos explorar uma das novidades que o Notion apresentou: os Formulários do Notion! Essa ferramenta vai te ajudar muito, principalmente quando você precisa coletar dados — tanto internos quanto externos.
Mas antes, quero saber como tem sido sua experiência de se aprofundar no Notion. Seu workspace tem ficado mais organizado? Seu feedback é muito importante para que eu possa melhorar a cada dia os conteúdos que disponibilizo aqui. Por isso, não hesite em deixar seu comentário, tirar suas dúvidas e compartilhar o que está sendo difícil. Não só eu, mas toda essa comunidade que tem sido construída no Bloco N pode te ajudar a resolver qualquer problema.
Ah, e também quero te dizer: se você chegou agora e estiver achando os tutoriais do Bloco N meio complexos, não deixe de ler as edições anteriores. Aqui no Bloco N progredimos a cada passo, e as primeiras newsletters são fundamentais para entender o Notion. Então acesse aqui o arquivo de publicações e leia — principalmente — as primeiras newsletters.
Como utilizar um formulário no Notion
Antes do Notion anunciar sua ferramenta de formulário, já podíamos usar ferramentas externas para isso, como o tally.so — aliás, essa era minha ferramenta favorita para coleta de dados.
Mas nada melhor do que uma ferramenta interna, no próprio Notion, para fazer essa tarefa. Claro, podemos usar centenas de ferramentas externas, mas a experiência sempre será mais garantida quando lidamos com menos etapas e conexões entre ferramentas. Por isso, fica aqui minha indicação para você explorar sempre as ferramentas do próprio Notion antes de conectar ferramentas externas.
Para trabalhar com formulários, tenha em mente que eles sempre precisarão estar conectados a uma database. Não há como criar um formulário dissociado de uma database. Por isso, crie uma database e logo em seguida adicione uma nova visualização clicando em "+" e em Formulário.
Ao criar um novo formulário, o Notion te dá duas opções: começar do zero ou utilizar as propriedades da sua database como base. Se você escolher usar as propriedades existentes, todos os campos da sua database serão automaticamente convertidos em campos do formulário — mas não se preocupe, você pode personalizar tudo depois!
A personalização dos campos é bem completa: você pode editar o título de cada campo para deixá-lo mais amigável para quem vai preencher, adicionar uma descrição explicativa, definir se o campo é obrigatório ou opcional, e até mesmo duplicar campos se precisar de informações similares. Não está satisfeito com algum campo? É só excluí-lo do formulário (isso não afeta sua database, fique tranquilo).
Uma dica importante: pense sempre em quem vai preencher o formulário. Use títulos claros, adicione descrições quando necessário e mantenha apenas os campos realmente importantes. Quanto mais simples e direto for seu formulário, maior a chance de as pessoas o preencherem corretamente.
Quando você terminar de configurar seu formulário no editor, é hora de compartilhá-lo! Para isso, basta clicar no botão "Compartilhar formulário" no canto superior direito. Você terá duas opções principais de compartilhamento: deixar o formulário aberto para qualquer pessoa responder (mesmo sem conta no Notion) ou restringir apenas para pessoas do seu workspace.
Depois de configurar as permissões, é só copiar o link do formulário e enviá-lo para quem precisar. Uma dica legal: você pode incorporar esse formulário diretamente em outras páginas do Notion — basta colar o link na página e clicar em "Vincular". Pronto! Seu formulário estará disponível para ser preenchido diretamente na página.
Possibilidades de uso dos formulários no Notion
Os formulários do Notion são extremamente versáteis e podem ser aplicados em diversas situações. Vamos explorar algumas das possibilidades mais interessantes:
Coleta de feedback: Crie formulários para receber feedback de clientes, colaboradores ou usuários. É uma maneira organizada de centralizar todas as opiniões e sugestões em um único lugar.
Inscrição para eventos: Gerencie inscrições para workshops, webinars ou encontros presenciais. Todas as informações dos participantes ficam automaticamente organizadas em sua database.
Pedidos de compra: Monte um sistema simples de pedidos onde seus clientes podem solicitar produtos ou serviços, com todos os detalhes necessários sendo registrados automaticamente.
CRM e coleta de leads: Capture informações de potenciais clientes e organize seu funil de vendas diretamente no Notion. É uma solução elegante para empresas que estão começando e precisam de um CRM* simples — e gratuito!
*CRM (Customer Relationship Management) é um sistema para gerenciar relacionamentos com clientes, mantendo informações de contato, histórico de interações e status de negociações.
Limitações dos formulários do Notion
Apesar de ser uma ferramenta muito útil, os formulários do Notion ainda apresentam algumas limitações importantes que você precisa conhecer:
Ausência de campos ocultos: Não é possível criar campos escondidos com valores predefinidos, o que seria útil para categorização automática ou tracking de origem dos leads.
Sem formulários em etapas: Diferente de outras ferramentas, não é possível criar um fluxo de perguntas em diferentes etapas ou páginas, o que pode tornar formulários longos um pouco cansativos.
Falta de campos condicionais: Não existe a possibilidade de mostrar ou esconder campos baseados em respostas anteriores, limitando a criação de formulários mais dinâmicos e personalizados.
Essas limitações podem ser contornadas com o uso de ferramentas externas mais robustas, como o tally.so que já comentei acima. Mas para a maioria dos casos, os formulários nativos do Notion ainda são uma excelente opção pela sua simplicidade e integração direta com suas databases.
Novidade fresquinha: Webhooks nas automações do Notion
E o Notion não para! Mal piscamos e eles já lançaram mais uma novidade que promete revolucionar a forma como automatizamos processos: os webhooks nativos.
Mas o que são webhooks? Em termos simples, webhooks são como "mensageiros digitais" que notificam automaticamente outros sistemas quando algo acontece no Notion. Por exemplo, quando alguém preenche um formulário ou muda o status de uma tarefa, o webhook pode enviar essa informação para outro sistema instantaneamente.
Imagine as possibilidades:
Integrações automáticas: Conecte seu Notion com ferramentas como Calendários, outros CRMs ou sistemas personalizados sem precisar de ferramentas intermediárias.
Notificações em tempo real: Receba alertas instantâneos quando mudanças importantes acontecerem em suas databases.
Sincronização de dados: Mantenha diferentes sistemas atualizados automaticamente, sem necessidade de atualizações manuais.
Para os usuários mais técnicos, isso abre um mundo de possibilidades para criar automações personalizadas. Para os menos técnicos, significa que em breve veremos ainda mais integrações prontas para uso, tornando o Notion ainda mais poderoso como centro de operações para qualquer tipo de organização.
Ah, e já vou adiantando: em breve vamos ter um conteúdo especial aqui no Bloco N sobre automações no Notion! Vamos explorar na prática como configurar webhooks e criar fluxos automatizados que vão facilitar muito sua vida. Então fique de olho nas próximas newsletters.
E por hoje é isso! Na próxima semana vamos explorar um dos temas mais fundamentais do Notion: as relações entre databases. Você vai aprender como conectar suas informações de forma inteligente e eficiente, criando um sistema verdadeiramente integrado.
Até lá, continue experimentando com os formulários e, se tiver alguma dúvida, clique no ícone de balão 💬 abaixo e deixe um comentário que eu terei o maior prazer em ajudar.
Um abraço,
Pedro, do Bloco N