Bloco N #004 | Anatomia de uma Database
Descubra como as databases do Notion podem revolucionar sua forma de trabalhar, pensar e criar. Está pronto para esse mergulho nas databases?
Olá! Bem-vindo ao Bloco N de número 4!
Hoje quero introduzir as fatídicas databases e dessa forma mergulhamos um pouco mais profundo no Notion. Você deve ter percebido que até agora falamos sobre assuntos que são um pouco mais tranquilos — esse alicerce é importante para seguirmos em camadas mais avançadas no Notion.
Às vezes a gente quer coisas prontas, templates para simplesmente duplicar, tutoriais diretos ao ponto. Mas acredito que pra tudo na vida a gente precisa construir nossos alicerces para podermos nos desenvolver de forma mais integral. Faz sentido isso pra você?
No que eu estou trabalhando
Eu estou há alguns dias preparando o presente de Natal para os assinantes pagos aqui do Bloco N 🎁. E eu, como não sei guardar presente, já vou deixar meu spoiler — em dezembro vou disponibilizar um template de organização financeira todo automatizado no Notion, com gráficos, análises. Está ficando bem legal e eu estou ansioso para disponibilizar para vocês.
Mas claro, como disse acima, esse "ouro" eu só entrego para os assinantes pagos. (E se você ver bem, compensa demais — eu disponibilizo a cada mês um template que eu mesmo desenvolvi por apenas R$15).
Bom, chega de papo e vamos pro Notion!
O que é uma Database ou Base de Dados?
Eu não sou formado em nenhuma ciência da computação, nem em análises de dados. Eu sou Bacharel em Teologia. Não tem nada a ver com Notion, bases de dados, etc. Acredito que essa é a beleza da internet hoje — você não precisa carregar um cartucho para aprender algo legal e ensinar outras pessoas com os insights que você tem.
Por isso eu fiquei batendo a cabeça a semana inteira pensando em uma forma legal de explicar o que é uma base de dados. Minha inteligência limitada não me permitiu chegar em nenhuma explicação criativa. Aí resolvi recorrer à inteligência artificial para me ajudar a encontrar uma comparação que faça sentido, e eu usei a do próprio Notion pra isso! (Eu estou testando mais a fundo a IA do Notion para logo logo trazer minha opinião sincera para vocês)
Imagine as databases do Notion como baralhos de cartas. Em um baralho você tem 52 cartas. Quando você abre a caixinha pela primeira vez você vê as cartas perfeitamente organizadas em ordem de número e agrupadas por naipe. Porém após alguns jogos elas perdem essa configuração, mas não deixam de ter as 52 cartas (a não ser que você perca ou rasgue).
As databases do Notion são a mesma coisa. Elas são um sistema (baralho) em que você pode adicionar páginas (cartas) que possuem dezenas de propriedades (naipes e números). Ok, no baralho temos apenas 2 "propriedades" enquanto no Notion são 27 (por enquanto), mas acho que deu para pegar a comparação, certo?
O que eu posso fazer com esse baralho?
Dentro desse “baralho database” você pode fazer diversas coisas com as suas páginas utilizando as propriedades que elas possuem:
Ordenar as páginas — basta clicar no botão com duas setinhas no canto superior direito e selecionar qual propriedade vai colocar as suas páginas em ordem — não precisa ser apenas o nome ou a data!
Filtrar as páginas — você pode escolher quais páginas você quer que apareçam na sua visualização da database. As páginas que não estão dentro do seu filtro não deixam de existir, elas apenas não são mostradas. Se você desabilitar o filtro você vai encontrá-las!
Agrupar as páginas — crie grupos de páginas e mantenha tudo mais organizado e fácil de encontrar! Isso ajuda muito quando você tem muitas páginas em uma database e você quer que elas estejam juntas baseado em alguma propriedade delas — por exemplo uma tag.
Automatizar a sua database [recurso pago] — crie gatilhos que desencadeiam em ações automáticas. Esse recurso está disponível para criação apenas para os planos pagos, mas se você duplica um template você pode usar as automações, só não pode editá-las. Novidade: no mês passado escrevi sobre as novidades lançadas no Make With Notion e agora você pode criar automações com fórmulas. Isso abre MUITAS portas, é super complexo, mas estou explorando e implementando no template de finanças. Esse recurso é incrível!
Como posso visualizar esse baralho?
A forma mais "crua" de visualizar uma database é em tabela. Digo crua porque vejo que é a forma mais elementar de uma database. Porém você pode ver suas páginas de uma database de outras formas que vão te ajudar no dia a dia:
Quadro: nessa visualização você vê quadros distribuídos em colunas num estilo kan-ban de organização. Essas colunas podem ser uma propriedade que você possui, por exemplo status.
Galeria: parecida com a visualização em quadros, porém aqui você vê cards com imagens ou conteúdo da página. Ah, e elas não estão agrupadas em colunas.
Lista: suas páginas são dispostas em listas simples — bem minimalista e clean!
Calendário: essa visualização exige que tenha pelo menos uma propriedade de data e dessa forma ela organiza tudo em um calendário bem bonito.
Cronograma: aqui também precisamos de uma propriedade de data e essa visualização cria uma linha do tempo perfeita para ver o desencadeamento das suas páginas, principalmente as dependências entre elas, criando workflows.
Gráficos: esse é um recurso relativamente novo em que você pode criar gráficos em linha, barras ou pizza com as páginas que você possui na sua database.
Formulários [novo]: esse recurso te ajuda a coletar dados para a sua database principalmente de público externo, e cada submissão no formulário cria uma nova página. Ótimo para coletar leads, feedbacks, marcar um compromisso na sua agenda…
A sua database não precisa ficar com apenas uma visualização, não! Você pode adicionar outras formas clicando nesse botão "+" ao lado das abas de visualização e selecionar uma que você queira adicionar. Se não curtir é só apagar a visualização — suas páginas não serão perdidas.
Já deu para perceber que esse “baralho database” pode ser visualizado de infinitas maneiras, certo? Agora vou te contar um dos recursos mais legais das databases — elas podem ser "replicadas" em múltiplos lugares. Sim, uma mesma database pode ser visualizada e editada de formas diferentes em várias páginas, não apenas naquela onde foi criada originalmente. Para fazer isso é muito fácil, e tem duas formas:
Copie e cole: clique nos 6 pontinhos no canto superior esquerdo da sua database e clique em "Copiar link". Vá na página em que você quer replicar a sua database e cole o link, selecionando a opção "Visualização da base de dados". Pronto!
Barra + Visualização vinculada de base de dados: na página que você quer replicar a sua database digite "/" e selecione a opção "Visualização vinculada de base de dados" e procure pelo nome da sua database. Voilà!
Agora você pode brincar com as visualizações, filtros, agrupamentos, etc. sem perder aquilo que está configurado na outra página que a sua database está. Mas cuidado: todas as páginas que você excluir da sua database sumirão de ambos os lugares, ok? Pense nessa database como um único baralho mas que está disponível para ser visto em duas mesas diferentes. Se uma carta for perdida, será também perdida da outra.
Um conselho sobre databases
Quando o Notion foi lançado em português em junho de 2023 nós tivemos um evento incrível aqui em São Paulo organizado pelo Sebastian, o Mago do Notion. E durante o evento alguém falou uma frase que me marcou:
No começo eu abria database para tudo, agora que aprendi mais de Notion eu não fico abrindo tanta database assim.
Me identifiquei com o que essa pessoa disse porque eu fazia exatamente a mesma coisa.
Hoje eu aprendi que tem databases que podem ser unificadas, e em vez de abrirmos 2 ou mais databases, conseguimos colocar tudo em uma só e filtrar de formas diferentes. Um exemplo bem claro é a database de tarefas e projetos do próprio Notion (você deve ter percebido que eu gosto bastante dela rsrsrs) — você não precisa criar uma database para cada projeto que você tem, basta ter uma única database de tarefas e relacioná-la com a database de projetos.
Relacionar, como assim? Segura essa informação que nas próximas newsletters vamos falar sobre relações e tenho certeza que vai desbloquear muitas ideias em você!
Uau, quanta coisa, não?!
Eu realmente gosto de escrever sobre o Notion e tem muito mais ainda a ensinar sobre databases. Elas abrem as portas para infinitas possibilidades, onde nossa criatividade nos levar.
O que eu estou lendo…
Quero aproveitar para indicar algumas newsletters bem legais de amigos meus! Esses caras são incríveis e criam conteúdos que vão transformar você.
Semana que vem vamos começar a trabalhar nas propriedades de uma database e eu tenho algumas dicas legais para vocês.
Então até semana que vem,
Pedro, do Bloco N
Obrigado pela indicação, mano. To aprendendo muito com teus textos, está muito rico o conteúdo!!